ICS (Internal Control sytem) dikembangkan oleh kelompok petani untuk menjamin bahwa setiap perbaikan yang dilakukan oleh petani didokumentasikan dengan baik. ICS akan bertanggung jawab untuk melakukan audit internal dan mengatur Standard Operating Procedures (SOP) bagi organisasi. Selama fase audit utama, ICS memastikan terpercayanya SOP dan kapabilitas dari tiap fungsi dalam struktur ICS (Hidayat, Glasbergen, & Offermans 2015).
Struktur dasar dari ICS terdiri dari manajer ICS, komite internal, keanggotaan dan pelatihan, inspeksi internal dan perdagangan. Manajer ICS bertanggung jawab untuk memastikan bahwa setiap anggota menerapkan standar RSPO dan memiliki dokumentasi untuk menunjukkan kepatuhan. Panitia internal yang bertanggung jawab untuk memilih anggota baru berdasarkan persetujuan internal. Inspektur internal yang bertanggung jawab untuk melakukan audit internal dan memonitor seluruh sistem kelompok. Manajer perdagangan bertanggung jawab untuk membeli dan menjual TBS berdasarkan prosedur standar. Menurut Standar Sertifikasi Kelompok RSPO, ICS yang diperlukan untuk melakukan prinsip-prinsip berikut:
Prinsip 1: Komitmen terhadap transparansi
- Kelompok menyediakan logbooks bentuk standar dan laporan untuk para petani. Formulir menjabarkan informasi yang relevan dari masing-masing petani, seperti identitas petani, domisili, luas lahan, jenis tanaman, sumber benih, TBS (Tandan Buah Segar) produktivitas, dan lokasi perkebunan
Prinsip 2: Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang relevan
- Kelompok menginformasikan para petani hukum dan regulasi yang harus dipatuhi
- Kelompokmenyediakan panduan dalam melakukan implementasi regulasi kepada anggota, termasuk status lahan petani, baik bagi petani yang memiliki sertifikat tanah sendiri atau sedang dalam proses mengajukan permohonan hak atas tanah.
- Kelompokmendukung anggota dalam hal administrasi untuk mengajukan legalitas lahan untuk pemerintah daerah
- Kelompok melakukan pemetaan untuk setiap klaim hak yang berdasarkan hukum atau tradisional atas tanah yang dimiliki anggota, dan memiliki dampak postif bagi penduduk setempat.
- Kelompok menyediakan bantuan bagi anggota untuk melakkukan negosiasi pada perkembangan lahan baru dengan pemerintah daerah, pemerintah pusat atau hukum adat
Prinsip 3: Komitmen terhadap kelayakan ekonomi dan keuangan jangka panjang
- Kelompok menyediakan informasi yang berkaitan dengan prakiraan produksi, akses ke teknologi, harga pasar, dan faktor-faktor yang menentukan biaya produksi.
Group provides information related to production forecasts, access to new information technology, market prices, and factors that determine production costs.
Prinsip 4: Penerapan Praktik-praktir terbaik oleh pengusaha perkebunan dan pabrik minyak sawit
- Kelompok membantu petani dengan catatan pestisida dan penggunaan pupuk dan mengatur inspeksi dan pengendalian hama dan pelaporan.
- Kelompok melakukan kontrol atas kualitas produk dari semprotan pestisida sebelum didistribusikan kepada anggota.
- Kelompok membantu para anggota untuk selalu memilikicatatan sederhana dari kegiatan sehari-hari.
- Kelompok mengorganisasi, memonitor praktik terbaik, dan memelihara infrastruktur (e.g .: jalan, jembatan)
- Kelompok memggabungkan materi pelatihan dan fakta realisasi untuk setiap pelatihan yang diberikan oleh perusahaan perkebunan, kelompok petani lainnya, LSM, dll Anggota memiliki hak untuk menyimpan kopi dari materi pelatihan.
- Kelompok tani dapat memberikan bantuan dan pelatihan kepada anggota pada:
- Kultivasi minyak sawit berkelanjutan
- Praktir terbaik dari pemakaian agrochemical
- Standard dan ICS (Internal Control System)
- Dokumentasi
- Kelompok tani memiliki akses untuk kesehatan dan kebijakan keselamatan.
Prinsip 5: Tanggung jawab lingkungan dan Konservasi sumber daya dan keanekaragaman hayati
- Kelompok mengidentifikasi kawasan Nilai Konservasi Tinggi (NKT) dan para anggota bertekad untuk meningkatkan dan melindungi kawasan-kawasan tersebut.
Prinsip 6: Pertimbangan bertanggung jawab atas pekerja serta individu dan komunitas yang terpengaruh oleh kegiatan pengusaha dan perkebundan dan pabrik minyak sawit
- Kelompok mendorong anggota untuk dapat menjelaskan dampat sosial pada praktek budidaya mereka
- Kelompok mengidentifikasi dampak sosial dengan anggota atau pihak terkait yang terkena dampak dari perkebunan anggota. Kelompok dapat mencari masukan tambahan dari ahli independen jika diperlukan.
- Kelompok memiliki mekanisme komunikasi yang dirancang bersama-sama dengan masyarakat lokal untuk setiap masalah yang disebabkan oleh kelompok atau yang berhubungan dengan kelompok
- Kelompok menyediakan prosedur dan mekanisme pengaduan
- Kelompok menyimpan dokumentasi tanggapan konstruktif untuk setiap keluhan
- Kelompok bertugas untuk menginformasikan ke para anggota tentang upah tenaga kerja dan standar kerja yang tercantum dalam undang-undang dan peraturan yang berlaku.
- Kelompok mendukung anggota dalam mengidentifikasi hak-hak pribadi untuk kompensasi yang didapat terkait dengan pengalihan hak.
- Memberikan informasikan dan memfasilitasi anggota dalam memahami peraturan memperkerjakan anak di bawah umur
- Kelompok menginformasikan anggota pada kesetaraan hak.
- Kelompok memiliki kebijakan tentang pemberdayaan perempuan dan pelecehan seksual.
- Kelompok memiliki kebijakan tentang melakukan bisnis dengan anggota atau pemilik bisnis lokal dengan cara yang adil dan transparan.
- Kelompok harus terlibat dalam menentukan harga TBS
- Kelompok melakukan negosiasi dengan perusahaan mitra dalam menentukan kontribusi pada pembangunan daerah melalui penurunan harga.
- Grup memfasilitasi penilaian dampak sosial dan lingkungan untuk perkebunan baru.
Prinsip 7: Pengembangan perkebunan baru yang bertanggung jawab
- Kelompok memfasiitasi anggota untuk melakukan konsultasi dengan institusi yang relevan dalam mengidentifikasi area Nilai Konservasi tinggi (NKT).
Prinsip 8: Komitmen terhadap perbaikan terus-menerus pada wilayah-wilayah utama aktifitas