Terdapat delapan prinsip RSPO dalam 43 criteria dibawah setiap prinsip. Prinsip dan kriteria ini menjadi refrensi standar dalam fase audit.
Kelompok tani akan diaudit berdasarkan RSPO Management Systerm Requirement dan panduan untuk Group Certification of FFB Production yang telah di endorse oleh Dewan Gubernur pada 7 Maret 2016. Ringkasan dari isi dalam dukumen ini adalah sebagai berikut:
Bagian 1: Kata Pengantar, ruang lingkup dan Penerapan
- Kata pengantar dan Pengenalan mengenai Sertifikasi Kelompok
- Bidang (Scope)
- Penerapan
- Dokumen yang Terkait
Bagian 2: Persyaratan Sertifikasi Kelompok
- Entity Kelompok dan Persyaratan Manajemen Kelompok
- Sistem Pengendalian Kontrol (Internal Control System) – Kebijakan dan Pengelolaan
- Sistem Pengendalian Internal (Internal Control System) – Operasi
Bagian 3: Panduan mengenai Kepatuhan dengan RSPO P&C 2013
- Annex 1 – Istilah dan Definisi
- Annex II – Daftar Kebijakan dan Prosedur yang diperlukan dalam memenuhi RSPO P&C
Pemimpin Kelompok/manajer, ICS (Internal Control System) dan beberapa petani yang dijadikan percontohan akan dilakukan asesmen berdasarkan standar-standar ini. Maka dari itu, setiap petani wajib untuk memahami penerapan Standar Sertifikasi Kelompok (Group Certification Standards) untuk kepentingan audit sehingga para petani tersebut mengerti poin-poin penting yang harus disiapkan pada saat proses sertifikasi. Dibawah ini adalah persyaratan-persyaratan untuk para petani yang berdasarkan Standar Sertifikasi Kelompok RSPO.
Bagian 2: Persyaratan Sertifikasi Kelompok
Bagian ini menjelaskan persyaratan pada Sistem Sertifikasi Kelompok yang terbagi menjadi tiga elemen
Elemen 1: Entity Kelompok dan Persyaratan Manajemen Kelompok
Elemen 2: SIstem Pengendalian Kontrol (Internal Control System) – Kebijakan dan Pengelolaan
Elemen 3: Sistem Pengendalian Kontrol (Internal Control System) – Operasional
Bagian 3: Panduan untuk Mematuhi Prinsip dan Kriteria RSPO (RSPO P&C)
Prinsip 1: Komitmen terhadap transparansi
- Informasi yang cukupi harus disediakan kepada stakeholder yang relevan tentang isu-isu lingkungan hidup, sosial dan hukum yang relevan dengan kriteria RSPO. Informasi harus dibentuk dalam bahasa yang sesuai agar proses pengampilan keputusan dapat berlansung dengan efektif.
- Petani memahami bahwa semua informasi yang berhubungan dengan persiapan RSPO harus disampaikan kepada Kepala/Manajer Kelompok.
- Petani menerima dan menyetujui kebijakan dan kode etik yang dimiliki kelompok tani.
Prinsip 2: Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang relevan
- Petani memiliki sertifikat tanah kepemilikan yang sah. Untuk tanah yang berada di bawah hukum adat, petani harus dapat menununjukan hak dalam menggunakan tanah tersebut atau memiliki hak untuk menanam atau melakukan aktifitas pertanian di tanah tersebut.
- Petani memenuhi kewajiban yang diberikan oleh Kepala/manajer kelompok seperti menghadiri pelatihan yang relevan juga mengisi checklist/dokumen yang diberikan untuk membuktikan kepatuhan terhadap hukum.
- Petani akan menerima catatan pada saat menghadiri suatu presentasi atau rapat dalam pelatihan yang dilakuan.
Prinsip 3: Komitmen terhadap kelayakan ekonomi dan keuangan jangka panjang
- Kriteria ini tidak perlu diterapkan oleh petani kecil mandiri.
- Kelompok petani kecil disarankan untuk memiliki rencana bisnis (Business plan) agar bisnis yang ada dapat langgeng dan beroperasi selama jangka yang panjang, adapun hal yang perlu dipertimbangkan antara lain, biaya pemeliharaan tahunan, replanting, potensi ekspansi atau pebelebaran dan sertifikas keberlanjutan jangka panjang.
Prinsip 4: Penerapan praktik-praktik terbaik oleh pengusaha perkebunan dan pabrik minyak sawit
- Petani mencatat implementasi Standard Operating Procedures (SOP) seperti didefinisikan dalam kelompok SOP. Petani dapat meminta dokumen SOP dari ICS. Contoh dari SOP yang relevan adalah SOP yang telah diperiksa oleh auditor termasuk gambut, area rapuh, area yang ada ditepi dan kemiringan tanah, penyimpanan pestisida, prosedur pembuangan limbah, dll
- Petani harus memiliki catatan penggunaan pupuk dan pestisida dan memeliharanya
- Petani harus memberikan peta lahan yang mereka miliki kepada Kepala/manajer kelompok.
- Petani harus mencatat tingkat air secara teratur sebagaimana diatur dalam SOP kelompok
- Jika berlaku, petani memelihara dan mengembalikan daerah tepi atau zona penyangga lainnya sebagaimana ditentukan dalam SOP kelompok
- Petani diharapkan memiliki manual Praktek Agrikultur yang baik/ Good Agriculture Practice (GAP) manual dan juga mengimplementasikannya. Termasuk menghadiri seluruh pelatihan dan mengisi daftar hadir. Ketidak hadiran seorang petani dapat diketahui melalui daftar hadir tersebut.
- Petani memahami tentang hama dan penggunaan obat kimia. Apabila ada orang lain yang bertanggung jawab atas obat kimia, maka orang tersebut diwajibkan untuk turut serta mengikuti pelatihan yang berkaitan dengan obat kimia.
- Petani harus memastikan bahwa tidak ada perempuan hamil atau menyusui yang menangani hama.
- Petani wajib memahami bahaya bahaya yang dalam pertanian dan penanganan yang tepat dalam menghadapi bahaya tersebut.
- Petani memiliki perlengkap Pertolongan pertama pada kecelakaan (P3K).
- Petani wajib menghadiri pelatihan-pelatihan yang berkaitan dengan OHS.
Prinsip 5: Tanggung jawab Lingkungan dan konservasi sumber daya alam dan keanekaragamanhayati
Petani memahami resiko lingkungan hidup, rencana-rencana pengurangan dan kontribusi sang petani untuk mengurangi kerusakan lingkungan hidup.
Petani memahami area Nilai Konservasi Tinggi (High Conservation Value), area langka, area terancam dan spesies yang langka dan bagaimana melindungi spesies-spesies tersebut.
Petani diharapkan berpartisipasi dalam asesmen NKT (Nilai Konservasi Tinggi)
Petani diharapkan memiliki dokumentasi tentang pengelolaan sampah dan rencana pembuangan limbah.
Petani memahami akan larangan melakukan pembakaran di dalam kelompok tani.
Prinsip 6: Pertimbangan bertanggung jawab atas pekerja serta individu dan komunitas yang terpengaruh oleh kegiatan pengusaha dan perkebundan dan pabrik minyak sawit
- Petani memahami resiko sosial besar yang akan dihadapi dari perilaku mereka di perkebunan dan bagaimana mengurangi dampak dari resiko tersebut.
- Petani memahami prosedur-prosedur komunikasi secara internal dan eksternal seperti ke pabrik-pabrik, komunitas lokal dan badan-badan lain yang terkait.
- Sebuah prosedur untuk mengidentifikasi hukum, hak-hak adat atau pengguna, dan prosedur untuk mengidentifikasi orang-orang yang berhak mendapatkan kompensasi, harus ada dan dimiliki. Untuk memiliki prosedur ini, petani dapat meminta bantuan secara resmi ke manajer grup sehingga prosedur-prosedur tersebut akan dapat dipatuhi.
- Petani harus memiliki catatan dokumentasi mekanisme keluhan.
- Petani wajib memberi upah kepada pekerja paing sedikit sesuai dengan UMR.
- Petani memahami hukum memperkerjakan anak dibawah umur dan memiliki data usia pekerja beserta akte kelahirannya. (apabila tersedia)
- Petani menerapkan perlakuan yang adil kepada pekerja pria dan perempuan. Pekerja pria dan perempuan memiliki hak yang sama dalam bekerja, juga diberikan gaji dan fasilitas yang sama.
- Petani memahami hukum kekerasan seksual dan menerapkan pada pekerja-pekerja.
- Petani memahami mekanisme harga dan memberikan pembayaran tepat waktu kepada pegawai dan partner bisnis.
- Petani memahami akan dilarangnya buruh paksaan atau buruh hasil perdagangan manusia.
Prinsip 7: Pengembangan perkebunan baru yang bertanggung jawab.
- Petani memahami prosedur perkebunan baru untuk petani kecil.
- Petani memahami tentang lingkungan hidup dan resiko sosial atas operasi pekerjaan mereka.
- Petani memiliki perencanaan pengurangan dari resiko-resiko yang ada dan mendokumentasikannya.
- Petani memahami tentang tipe-tipe tanah dan berkelanjutan (sustainability).
(apabila tersedia) Petani memiliki bukti dokumentasi atas proses dan hasil dari klaim kompensasi. - Untuk anggota-anggota baru yang belum melakukan asesmen atas sosial dan lingkungan hidup tetap dapat mengikuti kelompok tani. Selama kelompok tersebut memberikan catatan inspeksi internal untuk membuktikan tidak adanya pelanggaran pada Prinsip & Kriteria RSPO.
- Petani memahami sumber dari emisi GHG dan langkah-langkah untuk mengurangi emisi GHG.
Prinsip 8: Komitmen terhadap perbaikan terus menerus pada wilayah-wilayah utama aktifitas
- Petani memahami kapan harus melakukan replanting.